Aanmelding, intake, begeleiding en tussentijdse evaluatie:
Het begeleidingsproces van Just Solve It (2.0) voldoet aan methodisch werken in de zorg en verloopt cyclisch. Just Solve It (2.0) vindt het belangrijk dat een cliënt zelf meedenkt over zijn/haar doelen en over de wijze waarop deze te behalen zijn. Tijdens alle stappen vindt er dan ook afstemming en overleg met de cliënt of diens netwerk plaats.

a. Kennismaking: Nog voor dat een daadwerkelijke aanmelding komt vindt er een vrijblijvend en kosteloos kennismakingsgesprek plaats. Bij voorkeur is dit bij de cliënt thuis maar dit kan ook in de eigen praktijkruimte van Just Solve It (2.0). Begeleidingsdoelen/hulpvragen worden besproken en er wordt aangegeven wat Just Solve It (2.0)voor de cliënt zou kunnen betekenen. Laatstgenoemde krijgt enkele dagen bedenktijd en geeft binnen een week aan of hij/zij graag begeleiding van Just Solve It (2.0)wil ontvangen.

b. Intake: Na een positieve kennismaking vindt de intake van de cliënt plaats. Tijdens dit gesprek worden de administratieve zaken doorgenomen en worden er diverse formulieren ingevuld/overhandigd. Aan de orde komen o.a. het privacy beleid, het contract van zorg, de toestemmingsverklaring, het vervangingsformulier en het begeleidingsplan. De zorgverlener vult het begeleidingsplan in dat door cliënt/ouders/verzorger wordt ondertekend. Bij een indicatie vanuit Jeugdzorg of WMO van de gemeente wordt het begeleidingsplan opgesteld aan de hand van het afsprakenoverzicht.

c. Begeleiding en tussentijdse evaluaties: Begeleidingscontacten vinden in de meeste gevallen wekelijks plaats maar dit kan, afhankelijk van het doel variëren. Just Solve It (2.0) zorgt ervoor dat onderwerpen welke spelen in het leven van de cliënt besproken worden en dat er aandacht is voor specifieke zaken van dat moment. Er wordt stil gestaan bij afgesproken actiepunten waarmee de cliënt zelf aan de slag is gegaan. Just Solve It (2.0) houdt gedurende deze periode de doelen in de gaten en zorgt ervoor dat alle doelen gedurende het gehele begeleidingstraject aan bod zijn gekomen.
Halverwege het begeleidingstraject en sowieso eens per jaar vindt er een tussenevaluatie plaats waarbij cliënt, de betreffende wijkcoach/consulent en desgewenst de ouders aanwezig zijn. Aan bod komen dan o.a. tevredenheid over de begeleiding bij de cliënt, mogelijke verbeterpunten in de begeleiding en indien wenselijk, aanpassing van de afgegeven indicatie.
Indien er zich ten tijde van de begeleidingscontacten situaties voordoen die dermate zorgelijk zijn, wordt dit met de cliënt en indien minderjarig met ouders/bevoegd gezag besproken. De betrokken consulent wordt altijd op de hoogte gesteld van de zorgen. Zorgen kunnen betrekking hebben op het individueel gedrag en/of functioneren van de cliënt en diens systeem. Wanneer de zorgen dermate zijn wordt de meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling gevolgd. Zie hiervoor bijlage wet verplichte meldcode.

Afronding/verlenging en eindevaluatie:
Beëindiging van het begeleidingstraject kan plaats vinden indien:
– de overeengekomen begeleiding volgens plan afloopt en de doelen behaald zijn;
– de begeleiding niet voldoet aan de verwachtingen van de cliënt en zijn/ haar netwerk;
– de begeleiding onvoldoende voortgang laat zien;
– het wederzijdse vertrouwen geschaad is.

Verlengen van het begeleidingstraject is mogelijk indien:
– er door onvoorziene zaken vertraging is opgelopen om de te behalen doelen te realiseren;
– er een goed onderbouwde reden is de begeleiding (tijdelijk) voort te zetten.

Zowel beëindiging als verlenging van de begeleiding is enkel mogelijk in overleg met alle betrokkenen. Aan het einde van een begeleidingstraject wordt altijd een eindevaluatie opgesteld. Dit geldt ook wanneer er sprake is van verlenging van de indicatie.

Documentbeheer en elektronisch cliëntendossier:
Just Solve It (2.0) maakt gebruik van twee gesloten beveiligde online zorgadministraties (ZilliZ en ONS). Beide administratiepakketten zijn een elektronisch cliëntendossier en zijn ISO en NEN gecertificeerd. Uitsluitend medewerkers van Just Solve It (2.0)hebben toegang tot het algemene systeem en hebben zo toegang tot te gebruiken formats, protocollen en andere algemene informatie. Telkens als er op het systeem wordt ingelogd, wordt er een unieke gebruikersnaam en een password gevraagd. Na iedere sessie in ZilliZ of ONS wordt uitgelogd en wordt het systeem afgesloten. Er wordt gebruik gemaakt van een twee factor authenticatie (2FA).

Just Solve It (2.0)maakt gebruik van beveiligd mailverkeer in de vorm van Zivver. Elke mail die via Zivver wordt verstuurd kan alleen maar worden geopend als de ontvanger gebruik maakt van 2FA.
Het berichtenverkeer met gemeentes verloopt via VECOZO. Dit is een beveiligd netwerk dat de communicatie tussen gecontracteerde zorgaanbieders en gemeente verzorgt.

Financiële verwerking:
De verwerking en afhandeling van declaraties is centraal georganiseerd en wordt door de financiële administratie van Coöperatie Zorgondernemers-Twente uitgevoerd. Deze is gekoppeld aan het ZilliZ cliëntendossier. Bij De Opstap 2.0 en bij Gratefull Coaching wordt gedeclareerd middels een factuur. De fiscale boekhouding heeft Just Solve It (2.0) uitbesteed aan een erkend boekhoudkantoor.

Verzekeringen:
Just Solve It (2.0)hebben zowel een beroeps- als bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.

Privacy beleid & dataprotocol:
Just Solve It (2.0) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in de privacyverklaring. Deze verklaring wordt bij aanvang van de begeleiding aan de cliënt overhandigd.
Just Solve It (2.0) neemt de bescherming van de gegevens van haar cliënten serieus en neemt daarvoor passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Zo zijn bijvoorbeeld de computers en telefoons beveiligd met een wachtwoord en zijn deze zodanig ingesteld, dat bij inactiviteit het beeldscherm automatisch wordt vergrendeld. Papieren documentatie met betrekking tot de cliënten worden in afsluitbare kasten bewaard. De praktijkruimte is af te sluiten. Wanneer mail moet worden verstuurd met daarin persoonlijke gegevens dan wordt er gebruik gemaakt van een beveiligde mailprovider.
De website van Just Solve It (2.0)heeft niet de intentie gegevens te verzamelen van websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar.

Governancecode:
Per 1 januari 2022 is de nieuwe Governancecode in werking getreden. Deze nieuwe code sluit aan op belangrijke ontwikkelingen in de zorgsector en de laatste inzichten op het gebied van Governance. De nieuwe code gaat uit van principes.
Het bieden van goede zorg aan cliënten staat centraal en is daarmee het eerste principe. Daarnaast is er meer aandacht voor cultuur, gedrag, waarden en normen, medezeggenschap en dialoog. In de nieuwe code is rekening gehouden met specifieke organisatievormen, zoals bijvoorbeeld ZZP’ers. Just Solve It (2.0) onderschrijft de Governancecode 2022 en heeft deze tot leidend principe van de organisatie. Link Governancecode Zorg 2022: Governancecode Zorg 2022. Gezien het feit dat Just Solve It (2.0) kleinschalige praktijkenzijn, is er een alternatieve vorm van medezeggenschap georganiseerd welke past bij het karakter van de praktijk.